Dnia 25 września 2024 r. zaczyna obowiązywać ustawa o ochronie sygnalistów.
Nowe regulacje nakładają na przedsiębiorców obowiązek stworzenia mechanizmów chroniących osoby zgłaszające nieprawidłowości, jednocześnie zwiększając odpowiedzialność firm za ich postępowanie w tej materii. Czym dokładnie są sygnaliści i jakie zmiany wprowadza nowa ustawa?
Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie – co to oznacza dla pracodawców?
25 września 2024 roku weszła w życie długo oczekiwana Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, czyli sygnalistów. Nowe regulacje nakładają na przedsiębiorców obowiązek stworzenia mechanizmów chroniących osoby zgłaszające nieprawidłowości, jednocześnie zwiększając odpowiedzialność firm za ich postępowanie w tej materii. Czym dokładnie są sygnaliści i jakie zmiany wprowadza nowa ustawa?
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą jest osoba, która w dobrej wierze zgłasza nieprawidłowości dotyczące naruszeń prawa w swoim miejscu pracy lub w innej organizacji, z którą jest związana. Może to dotyczyć różnorodnych obszarów, od prawa pracy, ochrony danych osobowych, po prawo ochrony środowiska czy też korupcję. Dotychczas brakowało ujednoliconych przepisów chroniących te osoby przed represjami, co często prowadziło do obaw o utratę pracy lub inne negatywne konsekwencje. Ustawa wprowadza ochronę przed zwolnieniem, dyskryminacją oraz innymi formami odwetu ze strony pracodawców.
Obowiązki pracodawców
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników są zobowiązani do wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń. Dotyczy to zarówno sektora publicznego, jak i prywatnego. Każda organizacja musi zapewnić sygnalistom możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości oraz zagwarantować im odpowiednią ochronę. Przepisy te zobowiązują również do informowania o sposobie zgłaszania naruszeń oraz podjętych środkach zaradczych. Firmy, które nie wdrożą odpowiednich procedur, mogą ponosić konsekwencje finansowe oraz reputacyjne.
Wyzwania dla firm
Wdrożenie nowych przepisów może stanowić wyzwanie, szczególnie dla średnich przedsiębiorstw, które nie posiadają rozwiniętych struktur compliance. Warto już teraz zastanowić się nad opracowaniem skutecznych mechanizmów, które nie tylko spełnią wymogi ustawowe, ale również wpłyną na kulturę organizacyjną firmy.
Jak wygląda procedura zgłaszania nieprawidłowości?
W ciągu siedmiu dni od zgłoszenia sygnalista powinien otrzymać potwierdzenie, że jego zawiadomienie zostało przyjęte. Następnym krokiem jest podjęcie przez pracodawcę działań następczych, które najczęściej polegają na wszczęciu postępowania wyjaśniającego.
W ustawie nie ma wymogu, ile ma trwać postępowanie wyjaśniające. W ciągu trzech miesięcy sygnalista powinien otrzymać informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych w związku ze zgłoszeniem i powodów takich działań. Nie musi to jednak oznaczać zakończenia rozpoznawania zgłoszenia, chociaż rekomenduje się tu szybkie i sprawne działanie.
Sztuczna Inteligencja może pomóc?
Ustawa o ochronie sygnalistów jest odpowiedzią na unijną dyrektywę z 2019 roku, która miała na celu ujednolicenie przepisów w krajach członkowskich. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie transparentności w działaniach organizacji oraz promowanie odpowiedzialności społecznej. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność nie tylko spełnienia formalnych wymogów, ale także budowania kultury otwartości i zaufania wobec pracowników. Dostosowanie się do nowych regulacji będzie wymagało zaangażowania zarówno ze strony zarządów, jak i działów HR, compliance oraz prawnych.
Coraz więcej firm rozważa wdrożenie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji (AI) do monitorowania zgłoszeń nieprawidłowości oraz analizy ryzyk. AI może automatycznie analizować zgłoszenia sygnalistów, identyfikować wzorce w danych oraz wykrywać potencjalne naruszenia, które mogłyby umknąć ludzkiej uwadze. Sztuczna inteligencja może również wspierać wstępną weryfikację zgłoszeń, eliminując fałszywe alarmy i ułatwiając szybszą reakcję na rzeczywiste problemy. Jednak użycie AI w tym kontekście rodzi pytania dotyczące prywatności, ochrony danych oraz możliwości nadużyć – stąd firmy muszą dbać o to, aby systemy były zgodne z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym RODO, a także samej ochrony sygnalistów przed retorsjami.
Integracja AI w obszarze ochrony sygnalistów to temat, który może zrewolucjonizować sposób działania systemów compliance, ale wymaga przemyślanego podejścia, aby zapewnić zgodność z nowymi przepisami prawa.
Źródła:
